REGOLAMENTO
Art. 1 – Oggetto del regolamento
Il Regolamento disciplina l’utilizzo della Sala delle Adunanze e dei locali attigui della Società Medica Chirurgica di Bologna (SMCB) sita in Archiginnasio – Piazza Galvani 1.
Art. 2 – Richieste e concessioni
L’utilizzo della Sala delle Adunanze può essere concesso a Istituzioni, Enti o Associazioni no-profit, Enti pubblici e Ordini professionali, per iniziative non aventi finalità di lucro e per lo svolgimento di attività culturali, educative, sociali e altre attività compatibili con le finalità istituzionali della Società Medica Chirurgica di Bologna.
Per iniziative rientranti nelle suddette tipologie i locali saranno concessi a titolo gratuito ed eventualmente con rimborso delle spese vive (pulizie, utilizzo di attrezzatura informatica, etc.) mediante libere donazioni. Ogni richiesta deve essere approvata dal Consiglio Direttivo o da un delegato alla funzione.
Art. 3 – Modalità di richiesta
La richiesta formale di utilizzo della Sala delle Adunanze deve essere indirizzata alla Società Medica Chirurgica e dovrà contenere:
- indicazione del titolo della manifestazione
- l’orario di inizio e di presunto termine
- l’indicazione di eventuali dotazioni audio-video che si intenda avere a disposizione
- generalità ed indirizzo completo del richiedente o del legale rappresentante dell’ente richiedente
- dichiarazione di responsabilità per sottrazioni, danni, deterioramenti dei locali e delle attrezzature messe a disposizione
- assunzione di responsabilità per il corretto svolgimento dell’iniziativa
- dichiarazione di aver preso visione del presente regolamento e della documentazione riguardante la sicurezza degli spazi, accettandone integralmente i contenuti.
La richiesta deve pervenire alla SMCB almeno 30 giorni prima della data della manifestazione. Eventuali disdette o cambi di date devono essere comunicate alla Società con un preavviso di almeno 8 giorni dalla data presunta della manifestazione. L’eventuale concessione è subordinata all’accettazione integrale del presente Regolamento.(Modulo richiesta Utilizzo)
Art. 4 – Concessione degli spazi
La Concessione in uso temporaneo dei locali è disposta con determinazione assunta dagli Organi competenti della SMCB o dalle funzioni interne eventualmente delegate allo scopo.Le richieste sprovviste della documentazione e delle informazioni di cui al precedente articolo non saranno prese in considerazione.
Art. 5 – Capienza della sala
- La Sala delle Adunanze è dotata di 60 posti a sedere
- Il tavolo oratori è dotato di n. 2 postazioni.
Fa capo al Soggetto concessionario il rispetto del limite di capienza massima della sala concessa in uso, intendendosi il numero di posti a sedere previsti per tipologia di sala e nel rispetto delle vigenti norme di sicurezza. La responsabilità conseguente alla mancata osservanza della presente norma ricadrà sul Soggetto medesimo.
Art. 6 – Condizioni di utilizzo degli spazi
Gli spazi saranno concessi di norma solo per i giorni lavorativi feriali, dal lunedì al venerdì, dalle ore 9,00 alle ore 18,00.
La concessione per la giornata di sabato può avvenire eccezionalmente su determinazione degli organi competenti della SMCB e soltanto dalle ore 9,00 alle 12,00.Tutte le possibili concessioni non potranno essere in contrasto con le attività proprie della SMCB.
La consumazione di cibi, cocktails o drinks, nella zona della Sala delle Conferenze e nei locali attigui può essere consentita solo dopo esplicita approvazione della richiesta da parte degli organi competenti della SMCB.
L’uso dei locali è rigorosamente limitato allo scopo per cui essi sono stati richiesti e concessi. La SMCB non esercita alcuna vigilanza relativamente all’ingresso delle persone che intendono accedere agli ambienti concessi in uso.
Fa esclusivo carico al concessionario la responsabilità per danni causati da coloro che partecipano all’attività organizzata negli ambienti concessi in uso La custodia dei minorenni presenti negli ambienti concessi in uso non è in alcun caso assunta dalla SMCB.
Il concessionario è tenuto al pieno rispetto del Piano di emergenza vigente per i locali oggetto della concessione.
Qualora l’iniziativa abbia luogo in giorni od orari in cui non può essere presente un rappresentante della SMCB, il concessionario assume la veste di custode degli spazi concessi per tutto il periodo di utilizzo con ogni responsabilità connessa e conseguente.
Gli spazi al termine della manifestazione dovranno essere riconsegnati nelle stesse condizioni nelle quali sono stati presi in consegna.
La concessione degli spazi ha sempre carattere temporaneo e non continuativo.
Art. 7 – Spese a carico del richiedente
Sono a carico del richiedente spese di:
- vigilanza – se prevista
- pulizia
- assistenza tecnica.
I suddetti servizi saranno prestati, salvo casi particolari comunque dietro espressa autorizzazione della SMCB, da fornitori di fiducia della Società stessa.
I costi di cui sopra verranno fatturati direttamente al richiedente dal fornitore, ovvero rimborsati alla SMCB ove ne avesse sostenuto direttamente l’onere.
Art. 8 – Pubblicizzazione
Il richiedente dovrà evidenziare la concessione gratuita degli spazi da parte della SMCB ed inserire la seguente dicitura nell’invito alla manifestazione “Si ringrazia la Società Medica Chirurgica di Bologna per la concessione degli spazi”.
Lo stesso richiedente è tenuto altresì a munirsi delle occorrenti autorizzazioni in relazione alla manifestazione indetta, essendone responsabile e sollevando al riguardo la SMCB da qualsiasi onere o responsabilità.
Art. 9 – Responsabilità del richiedente
Il richiedente è responsabile verso la SMCB di ogni danno causato ai locali temporaneamente concessi per la manifestazione/evento, ai suoi arredi, agli impianti ed attrezzature, derivante da qualsiasi azione od omissione dolosa e/o colposa direttamente imputabili a lui o a terzi presenti in sala.
Al richiedente fa inoltre carico, per la durata della concessione, ogni responsabilità civile verso terzi e verso il pubblico per l’uso degli spazi.
La SMCB comunque non risponde di eventuali furti o danni subiti dal materiale di proprietà del concessionario, né di eventuali incidenti che dovessero occorrere alle persone per fatti connessi alla realizzazione delle iniziative.
La SMCB non risponde di oggetti eventualmente lasciati nei locali.
Art. 10 – Accettazione
Il richiedente, dopo aver preso visione del presente regolamento, lo sottoscrive con apposito atto di accettazione.
La concessione in uso è subordinata all’accettazione di tutte le prescrizioni sopra menzionate.